【接客業から一般事務への転職】志望動機の書き方を例文を元に解説!

こんにちは!
大手食品メーカーを1年で退職し、第二新卒での転職活動を経験した就活マンです!

キャリアに関して5年以上ブロガーとして研究し続けており、「有益で本質的な情報のみを届けること」を信念にしています。
(表面的で薄い内容の記事が多く見られるので、それを打破したい、、、!)


今回は「接客業から一般事務に転職する際の志望動機の書き方」について解説します。
接客業と一般事務は全く異なる職種のため、志望動機に困る方も多いかと思います。

ただ、接客業で身に付けたスキルの中で、事務で活かせる部分ももちろんあります。
その点をしっかりと理解しておけば、評価される志望動機は作成可能。

そこで本記事では、一般事務で必要なスキルや接客業で得られるスキルを共有しつつ、例文を元に志望動機の書き方について解説していきます。

未経験のため、志望動機に困っている人もこの記事を読めば必ず志望動機が書けるので、ぜひ参考にしてください。

一般事務の業務内容や必要なスキル

一般事務は、接客業とは業務の内容がかなり異なります。

接客業からのキャリアチェンジを考えているなら、一般事務が具体的にどのような仕事をするのか、必要なスキルや経験は何かなどについて知っておきましょう。

ここでは、一般事務の仕事内容や必要なスキル、あると評価されやすい資格などについて解説します。

① 業務内容

企業や部署によって多少の違いはありますが、基本的に一般事務職は以下のような業務を担当します。

  • 書類作成
  • ファイリング
  • データ入力
  • 伝票処理
  • 来客応対
  • 電話・メール対応
  • 郵便物の管理(発送・仕分けなど)
  • 備品管理

大企業は担当する業務が限定される傾向にあるのに対し、規模が小さい会社では営業や経理などの事務作業まで幅広く担当することがあります。
一般事務職に応募する際は、求人票で担当業務の内容をよく確認しておきましょう。

ただ、それほど高い専門知識や深い経験を要求されることはありません。

② 必要なスキルや評価される経験

業務をスムーズに遂行するにあたって必要なスキルには、以下のようなものがあります。

  • パソコンスキル
  • スケジュール管理能力
  • コミュニケーション能力
  • ビジネスマナー

それぞれ、どのようなスキルか説明します。

パソコンスキル

一般事務の仕事をするなら、ある程度パソコンスキルがあることが求められます。
これは、書類の作成やデータ入力、メール対応などさまざまな面でパソコンを使う必要があるためです。

とはいえ、職場にもよりますが、求められるレベルは一般にあまり高くありません。
WordやExcelの基本操作ができれば良しとする職場も多いでしょう。

基礎知識があれば、入社後に少しずつ勉強して覚えることで対応できます。

スケジュール管理能力

一般事務では、意外と高いスケジュール管理能力が求められます。

これは、さまざまな書類の作成や郵便物の管理、メールの対応などたくさんの仕事をさばいていかなければならないため。

自分が担当する業務を完成させるために、他部署から特定のデータを提出してもらったり事前に確認しなければいけなかったりすることもあります。

必ずしもスムーズにデータや回答がもらえるわけではないため、余裕をもって締め切りを設定し、遅れがでないようスケジューリングすることが必要です。

コミュニケーション能力

事務職は、1日中黙ってパソコンに向かって作業をするわけではありません。
そもそも、事務職というのは、いわばほかの社員がスムーズに業務にあたれるようサポートする存在です。

ほかの社員に連絡を入れたり進捗状況を確認したりといったことも多く、こまめにコミュニケーションをとる必要があります。
社外からの来客があれば丁寧に対応する必要があり、電話やメールでのやりとりも多いです。

そのため、コミュニケーション能力があることが求められます。

ビジネスマナー

どんな仕事でも必要ではありますが、基本的なビジネスマナーが身についていることも求められます。

一般事務は、社内の人に頼まれて書類を作成したり、社外からの電話や来客に対応したりと、人と接する機会が多いためです。

ビジネスとしてかかわるため、単にコミュニケーション能力があるだけではダメ。
お互い気持ちよく仕事をするため、基本的な敬語が使える、正しい受け答えができるなど基本的なビジネスマナーを習得しておくことが必要です。

③ あると良い資格・検定

一般事務は人気があるためライバルも多いです。
接客業からのキャリアチェンジをはかるなら、少しでも強みとなるポイントがほしいところ。

そこで、事務職に活かせそうな資格(検定)をいくつか紹介します。

  • MOS:WordやExcelなどのMicrosoft officeソフトの操作スキルを証明する検定。スペシャリストとエキスパートがある。
  • ビジネス文書検定:ビジネス文書が正しく作成できる能力があることを証明する検定。
  • 日商PC検定:商工会主催のPCスキルやITネットワークの知識があることを証明する検定。
  • TOEIC:英語でコミュニケーションが図れることを証明する検定。英語を使わない職場でも、あれば評価されることがある。600点が一応の目安とされる。

ただし、資格や検定はあくまで「ないよりはあるほうがマシ」程度の認識でいましょう。
「コレさえあれば絶対的に採用で有利になる!」というものではありません。

アパレルや販売などの接客業で得られる強みやスキル

転職で成功するためには、自分にはどのような強みがあり、それが志望職種でどう活かせるかをアピールする必要があります。

そこで、接客業として働いてきたことでどのような強みやアピールポイントがあるかを見ていきましょう。

① コミュニケーション能力

一番に挙げられるのは、コミュニケーション能力です。

接客業では、日々違う多くのお客様と接します。
たとえ苦手なタイプのお客様であっても、気持ちよく過ごしてもらう努力をしなければなりませんよね。

「さまざまな情報源に目を通し、どのような話でも対応できるよう心掛けた」「困った様子のお客様がいたらすぐに声をかけるようにしていた」など、自分なりに工夫していることもあるのではないでしょうか。

こうした日々の努力や工夫を通し、どのような相手であってもうまく接することのできるコミュニケーション能力が磨かれていることでしょう。

どのような仕事でも、基本的に人との交流はさけられません。
高いコミュニケーション能力があることは、どこでも評価されるでしょう。

② 問題解決能力

接客業では、お客様が何を望んでいるか察して適切な行動をとることが求められます。
つまり、どこに問題があるかを考え、それを解決するために動く必要があるわけです。

多くのお客様と接するうちに、ビジネスを行うにあたって欠かせない問題解決能力が自然と身についているでしょう。これも大きな強みです。

③  対人マナー

きれいな言葉遣いや丁寧な所作などの対人マナーも、接客業を通して身に付き磨かれるものの1つです。
これらは、たとえば本を読んだだけで習得できるようなものではありません。

仕事をするうえで最低限必要なビジネスマナーに通じるものがあり、強みとなるでしょう。

効果的な志望動機や自己PRの作成方法

一般事務職は人気があるのでライバルも多く、転職の成功難易度は正直高めです。

厚生労働省の発表によると、2021年5月度の一般事務職の有効求人倍率は0.24しかありません。(参考:一般職業紹介状況

1人の求職者に対して約0.2件しか求人がないということで、それだけ厳しい状況なんですね。

とはいえ、オフィスワーク未経験だからといって絶対に事務職に採用されないわけではありません。
実際、未経験から事務職への転職に成功している人はたくさんいますしね。

ただ、何も考えず転職活動をしても成功できるほど簡単ではないということ。
どうしても経験者が有利になるため、接客業から一般事務職へのキャリアチェンジに成功したいなら、入念に準備する必要があります。

特に大切なのが、説得力のある志望動機や自己PRを用意することです。
これらがあやふやでは、なかなか内定にはたどり着きません。

そこで、ここでは効果的な志望動機や自己PRを作成するのに必要なステップを解説します。

① まずは入念な自己分析を

新卒で就職活動をしたときも、自己分析をした人は多いでしょう。
転職活動でも、自己分析は外せません。

その理由や方法について説明します。

自己分析が必要なワケ

どうして就職活動や転職活動で自己分析が必要かというと、志望企業に自分を売り込んで選んでもらわなければならないからです。

そのためには、自分自身を良く知ることが大切。

接客業でも販売にかかわっていた人ならよくわかると思いますが、ものやサービスをお客様におすすめしようと思ったら、商材に対する知識が必要ですよね。

おすすめしたものやサービスに対して「どうしてそれがおすすめなの?」とお客様から問われたとき、明確にメリットやおすすめポイントを答えられれば信頼が高まります。
購買にもつながりやすいでしょう。

反対に、まともな回答ができなければお客様からの信頼を得られません。
その状態で買ってもらうのは難しいですよね。

転職活動もコレと一緒。
志望企業に対して「自分はこういったメリットのある人間で、採用すればこんなに貢献できますよ!」と売り込まなければ、厳しい転職市場を勝ち抜くことはできないわけです。

「自分のことは自分がよく知っている」と思いがちですが、実際には意外と自己イメージと現実には違いがあるもの。

また、「こういう人間だ」と漠然とわかっていても、それを明瞭に言語化して他人にわかるように説明するのは簡単ではありません。

そのために、自己分析が必要なのです。
きちんとできていれば、自己PRや志望動機に説得力を持たせられます。

自己分析をする過程で「あれ?私って事務職より製造とかのほうが向いているかも」なんて気がつくこともあります。

自分自身の志向性が明確になるので、より合った仕事や企業を選びやすくなります。
これも自己分析が必要な理由の1つです。

自己分析の方法

自己分析の方法には決まりはありません。
就活のときに経験した人は、同じようにやっても良いでしょう。

よくあるのが、これまでの経験を書き出し、そこで感じたことや得た経験などを書き出す方法。

第二新卒であれば、これまでに担当した業務を書きだし、そのなかから得に印象に残ったエピソードについて、「どんな工夫をしたか」「どんな失敗をして克服するために何をしたか」「どう感じたか」「何に対してイヤだと感じたか」などを書き出すと良いでしょう。役立ったスキルなどもあれば書いておきます。

仕事面だけでなく、プライベート面も掘り下げると良いでしょう。
「自分でこんな性格だったのか」と気づくこともあります。

また、「どうして転職したいのか」「なぜ事務職がいいのか」という点も自分自身に問いかけ、掘り下げておきましょう。

いうまでもなく「なんか楽そうだから」はナシですよ。
接客業が精神的にも身体的にもつらく負担の少ない仕事を選んだのだとしても、楽そうな仕事はほかにもありますよね。

そのなかで事務職を選んだのはどうしてなのか、自分自身としっかり対話してみてください。

ここまでできたら、見返しながら以下の3点について言語化してまとめましょう。

  • 自分の強みやアピールポイントとなること
  • 将来なりたい姿(キャリアビジョン)
  • 今の仕事を辞めたい理由

これらを自分のなかでをはっきりさせておくことで、志望動機、自己PR、転職理由に一貫性を持たせることができるようになります。

② 企業研究も大切

採用担当者になるほどと思わせる志望動機を作成するためには、自己分析だけでは不十分です。
志望企業についてもしっかりと調べる必要があります。

企業研究が必要なワケと方法

企業研究をせずふわっとしたことしか知らなければ、企業が求める人物像がつかめません。
すると、アピールの方向性がズレてしまうことも考えられます。

たとえば、「事務職であっても裏方に徹するのではなく、リーダーシップを発揮して部署をとりまめてほしい」と考えている企業に「サポートが得意です!裏方としてがんばります!」とアピールしても響きませんよね。

実際には「事務職を募集しているところが近場でその企業しかなかっただけ」で別に思い入れなどなくても、応募する以上は志望企業について調べて特徴をつかんでおくことが大切です。

企業の公式サイトやSNS、インタビュー記事な度を調べ、事業内容や経営方針、業界内での位置づけや業績などをひととおり調べておきましょう。

企業の内情を知るなら「転職会議」も役立ちます。

③ 職種研究もきちんとしよう

志望動機では、「私の強みは御社でこのように活かせます」「こういった貢献ができると考えています」などと伝えるのが鉄則です。

ところが、一般事務について知らなければ、「どう活かせるか、貢献できるか」なんて説明できませんよね。
そのため、職種についてもよく知っておく必要があります。

接客業から一般事務に転職する際の志望動機のポイント

接客業から一般事務職へのキャリアチェンジを成功させるために、志望動機を作成する際に押さえておきたいポイント5つをまとめてみました。

参考にして、ぜひ内定を勝ち取ってくださいね!

① その会社を志望する具体的な理由を伝える

「どうして事務職を希望するか」は書けても、抜けがちなのが「どうしてその会社を希望するのか」という視点です。

ここがきちんと書けていれば、志望動機の説得力がぐんと上がります。

「教育体制の整った御社でスキルを磨き貢献できる人材になりたい」「若手でも積極的に意見を述べられ、良いものはどんどん採用してもらえる社風に惹かれた」など、その企業ならでの特長をふまえた理由を盛り込みましょう。

そのためにも企業研究を十分に行うことが大切です。

② 会社に貢献できる強みや経験を伝える

会社が社員を採用するときは、当然ながら「自社に役立つ人材」を選んでいます。

なので、自分にはどういった強みや長所があり、それを活かしていかに企業に貢献できるかを伝えることがなにより大切。

たとえば、販売スタッフとして働いてきた人は、接客の合間に発注処理や納品管理、店内の清掃、品出しなどさまざまな仕事をこなしてきたでしょう。

スムーズに仕事が進むよう常に優先順位を考え段取り良く行動してきた人は、「次の作業を考えて段取りよく多くの作業をこなせる」のが強み。

多くの仕事をさばく必要がある一般事務職でもそのスキルが活かせると伝えれば良いのです。

接客を通して身につくコミュニケーション能力や問題解決能力、対人マナーなどは十分に強みとしてアピールできます。

③ 事務職を通してかなえたい将来像

「将来的にどのように仕事をしていきたいか」を盛り込むことも大切なポイント。
将来像といっても大げさなものではなく、以下のような感じでも良いでしょう。

  • コミュニケーション能力や調整力を活かし、事務部門の業務効率化を図りたい
  • 他部署の人がスムーズに仕事ができる環境を整えることを心がけて業務に取り組み、「あなたと仕事をするとやりやすい」といわれる人材になりたい

将来どのような仕事をしたいかを語ることで、熱意ややる気をアピールできます。

企業としては採用してすぐに辞められるのは大きな痛手。
将来像を語ることで「すぐに辞めるつもりはない」こともそれとなく伝えられます。

④ ネガティブな内容にしない

接客業を辞めたい理由がどのようなものであれ、ネガティブな内容は絶対にNGです。

たとえば、「人間関係が最悪だったから」「残業が多く、体力的についていけないから」などですね。

辞める理由としてよくあることで理解もできますが、それを面接官に伝えても良いことはありません。

「長時間労働が常態化しており自由に使える時間がなく、スキルアップする時間がほしいと考えて転職を決意しました」などポジティブに聞こえるよう言い方を工夫することが大切です。

ネガティブな本音には一切触れず、「自分のスキルは事務職でこそ活かせると考えたため」といったポジティブな方法性で話すようにするのも良いでしょう。

⑤ 事務職に挑戦するために取り組んでいることを盛り込む

やる気や意欲を伝えることは大切ですが、口でいくら言っても説得力はありません。

パソコンの資格を取得したなど、事務職として働くために努力したことがあればアピールすると良いでしょう。

ただ、先にも書いていますが、「資格はないよりはあるほうがマシ」程度なので、無理に取得する必要はありません。
パソコンの勉強はしておいて損はありませんけどね。

接客業から一般事務へ転職する場合の志望動機の例文

ここでは、志望動機のOK例を挙げ、良いポイントについて解説します。

① 携帯販売から事務

まずは携帯販売から事務職を志望するケースの志望動機です。

前職は携帯電話の販売スタッフです。お客様にあった提案ができるように最新の機種やプランは常に勉強を続け、どう説明すれば伝わるかを考えて資料を自作するなどの工夫をしてきました。お客様からあなたの説明が一番わかりやすいとほめられ、役立てることやサポートして感謝されることにやりがいを感じました。
培ったコミュニケーション能力を活かしてほかの社員の方のサポートをしたいと考え、事務職を志望しています。
創造的なサービスを生み出す御社の事業に魅力を感じており、スキルを磨いて御社の成長に貢献できる存在になりたいと考えております。

 

前職で工夫したことや努力したことを具体的に述べていて、実際の働きぶりがイメージしやすい志望動機になっています。
常に勉強してきたことも、あとのスキルを磨いて御社の成長に貢献したいという一文につながり、説得力があります。

② アパレルから事務

アパレルの販売スタッフから事務職を志望する場合の志望動機について、見ていきましょう。

アパレルの販売スタッフとして働き、お客様の要望に合わせてトレンドを踏まえたコーディネイトの提案やアドバイスを行っています。
販売のほかに、発注業務や在庫管理、本部に提出する書類の作成などの事務作業にも日常的に携わっております。紙ベースでの作業が多く時間がかかることからPCで作業できるようにしたところ、大幅に業務効率が向上しミスも減ったことでほめていただき、非常にやりがいを覚えました。これが事務職を志すきっかけとなりました。
御社は職種や地位に関係なく活発に意見をとりあげてもらえる社風と知り志望しています。提案力や課題解決能力を活かし、貢献できればと考えております。

 

事務職自体は未経験でも、日常的に事務業務を担当してきたことは十分にアピールポイントとなります。
業務効率を改善させた実績もあるため、説得力のある内容に仕上がっています。

志望企業を選んだ理由もきちんと述べられているのも良いポイントです。

接客業から一般事務へ転職する場合の志望動機のNG例文

ここでは、志望動機のNG例を挙げ、改善すべきポイントについて解説します。

① ホテルスタッフから事務

まずはホテルスタッフから事務職を志望する場合の志望動機(NG例)です。

これまで3年間、ホテルのフロントスタッフとしてチェックインやチェックアウト、お部屋への案内、予約の受付や管理などを行ってきました。英語にも自信があります。業務を通して心がけたことは、お客様にここに泊まって良かったと感じていただけるおもてなしをすることです。
事務職でもコツコツ頑張りたいと思います。

 

前職での業務内容をただ述べているだけで、どのような姿勢で仕事にとりくんできたのかが伝わってきません。
事務職や企業を志望する動機もわかりませんね。

ホテルスタッフとしてどのような仕事をしてきたのか、業務を通して身に着けた強みは何かなどを伝えることが大切です。
接客業を辞めて事務職を目指す理由もきちんと説明する必要があります。

② 飲食店スタッフから事務

飲食店スタッフから事務職を志望する場合の志望動機(NG例)です。

飲食店のホールスタッフとして勤務してきましたが、残業が多く休日が少なく、体力的に限界を感じたため転職を決意しました。事務職を希望しているのは、きちんと帰れて休めそうだからです。これならがんばれると思います。コツコツ取り組むのが得意なので、お役にたてると思います。

 

たとえ事実であっても、ネガティブな転職理由は述べるべきではありません。
採用担当者にもいい印象を与えることはできないでしょう。

事務職を志望する理由が「きちんと帰れて休めそうだから」なのも、良くありません。
「忙しくなったら辞めるのではないか」などと不安に思われてしまいます。

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本記事の要点まとめ

ここまでお読みいただき、ありがとうございました!
この記事では、接客業から一般事務職に転職する際の志望動機の作成方法やOK例、NG例などについて解説しました。

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そのうえで、自分にはどのような強みがあり志望企業に貢献できるのかを伝える内容にすることが大切です。

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